¿Cómo hacer que las jornadas de puertas abiertas sean un éxito total?

Estamos en una época caliente en los centros educativos, jornadas de puertas abiertas en los colegios. Aunque suene raro, el último paso de una persona interesada en tu centro educativo (y por tanto de una nueva matrícula) será seguramente visitar tu centro educativo o colegio personalmente.

Antes de esto, realizará muchos pasos previos definidos en dos mismas líneas: buscar referencias u opiniones de otras familias, alumnos o antiguos alumnos y buscar información en Internet o la página web del centro.

Hace algunos días, os contábamos 11 tips o estrategias de marketing educativo de guerrilla para comenzar con los primeros pasos y vamos a desgranar cada una de ellas, mostrando casos reales de estrategias que han obtenido grandes resultados en muchos centros educativos y los mejores colegios de España.

El primero de los tips es mostrar y abrir las puertas de tu centro educativo y por eso es necesario saber cómo gestionar las nuevas visitas o solicitudes de información sobre tu colegio o centro y cómo organizar del mejor modo la jornada de puertas abiertas (un día marcado cada vez más en los calendarios de los centros escolares dónde “los interesados” acuden al centro educativo a ver, conocer, informarse, preguntar, tomar decisiones de matriculación, o descartar un centro y escoger otro).

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La gran mayoría de centros educativos gestionan las visitas nuevas a su centro de manera personalizada pero no tienen en cuenta que por el camino hasta llegar a ese último paso, podemos perder muchas visitas. Es el “drama” de Internet y que se puede afinar muy bien empleando el marketing digital: sabemos quiénes llegan a nuestro centro pero no sabemos cuántos se han perdido por el camino.

Ya puestos en materia, hay una pregunta que creo que todo centro debe realizarse para aumentar el “ratio de conversión” de visitas en matrículas, ¿gestionamos bien las visitas al centro educativo?, ¿mostramos lo que nos interesa que vean? La primera premisa respecto a las visitas es que la persona que acompaña a las visitas (generalmente el director/a) debe sólo acompañar y dejar observar, ver explorar, experimentar… a la visita con todo lo que ocurre en su centro educativo.

Para ello, crea carteles de visitante para colgar a las personas que visitan el centro y explica a tu comunidad educativa cómo deben gestionar el proceso ante una persona con dicho cartel.

Otra premisa importante es saber quién debe acompañar en cada momento a la visita. Lo recomendado es una persona del equipo directivo pero en ocasiones ¿por qué no puede ser un profesor (si la visita es para una nueva matrícula) de cualquier etapa o parte de nuestra comunidad educativa.

Por ejemplo, aquí va un caso práctico de lo que hizo el año pasado un departamento de uno de los colegios de Gredos San Diego, buen ejemplo de plena implicación durante estas jornadas. Lo mejor es que además informaron de cómo fue esa jornada, algo que creemos que es fundamental para retener en la memoria de los padres cómo fueron las jornadas de puertas abiertas.

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El mundo visual y de las imágenes es cada vez más importante. Por mucho que contemos como es nuestro centro, muchos estudios demuestran que las personas no mostramos interés a la información que no va acompañada de imágenes.

Respecto a los primeros pasos hasta llegar al último (la visita que comentábamos), podemos realizar otras estrategias muy sencillas.

  • Tener un correo electrónico específico para recibir solicitudes de información o visita a nuestro centro educativo.
  • Publicar en nuestra web (o en cualquier otro canal que empleemos de visibilidad) dicho correo, o por qué no, añadir a la página web de tu centro educativo un formulario de contacto destinado a ello.

Otra de las medidas para el camino intermedio hasta la visita personalizada e individual al centro, es realizar jornadas de puertas abiertas.

El tema de las jornadas de puertas abiertas en los centros educativos está generando muchas “suspicacias”, miedos y dudas en las comunidades educativas. ¿Tiene un colegio la necesidad de venderse? ¿Tenemos que montar un espectáculo los docentes alrededor de estos eventos? ¿Debe ser un día como otro cualquiera?

Hay un hecho claro, las familias son cada vez más exigentes, muestra de ello es la cantidad de veces que consultan información en internet acerca de “los mejores colegios” (según datos oficiales de Google, más de 110.000 veces al mes en España). Por ello, conviene estructurar bien este tipo de jornadas.

Nuestra recomendación es realizar un mínimo de dos jornadas. A las futuras familias (nuevos alumnos), las actuales (tu comunidad educativa) y las antiguas (antiguos alumnos), les gusta ver el centro en todo su esplendor y en el día a día, pero también le gusta conocer cada rincón del centro. Por eso realiza estas dos jornadas:

– Jornada de puertas abiertas “un día cualquiera”. Deja que vean el día a día de tu centro educativo, con los alumnos corriendo, el comedor, los profesores de un lado para otro…

– Jornada de puertas abiertas “un día especial”. Realiza una formación o charla gratuita sobre algún tema de interés. ¿Por qué no regalas algún producto educativo durante la jornada o una charla con un experto en nuevas metodologías educativas? Puedes formar comisiones de “alumnos embajadores” para que les muestren cada rincón del centro.

La preparación de jornadas de puertas abiertas en los colegios debe ser planificada con detalle y con el tiempo necesario para convertir dicha jornada en “proyección de nuestra marca educativa” y sobre todo para que este evento se convierta en una experiencia educativa plena. Algunos de los pasos previos o materiales que debéis tener en cuenta son:

– Realizar carteles de visitante para que toda la comunidad educativa preste “especial atención” a éstas.

– Seleccionar qué camino recorrer (o rutas) en el centro educativo y qué cosas hacen de tu proyecto educativo excepcional.

– Puesto que las imágenes tienen especial relevancia, mostrar videos e imágenes del día a día en el centro (por ejemplo a través de varias pantallas repartidas por el centro con imágenes pasando aleatoriamente)

– Una de las cosas que más preocupa es la seguridad, por eso tener controlado cada espacio físico del centro es esencial. Coloca carteles, rótulos, en cada puerta para saber de qué espacio se trata o pabellón, aula,…

– Preparad materiales de marketing (por ejemplo un tríptico) que puedan llevarse con el fin de retener toda la información que han absorbido los padres durante las visitas.

Jornada de puertas abiertas. Tríptico

El proceso de convencer a padres de que vuestro centro es el mejor (en el mundo digital se le llamaría “proceso de adquisición”) es muy complejo y cada detalle puede marcar la diferencia, desde el primer filtro de las nuevas generaciones de padres en Internet hasta la visita final al centro donde todo detalle es importante.

Si como colegio hay alguna experiencia que deseáis compartir no dudéis en contactarnos. Estamos buscando recopilar ejemplos innovadores e imaginativos de cómo encarar las jornadas de puertas abiertas en los colegios.

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